כמה שולחנות וכיסאות צריך לאירוע? מדריך פשוט לתכנון נכון

מתכננים אירוע בבית, בחצר או במתחם פרטי ולא בטוחים כמה שולחנות וכיסאות צריך להזמין?

אחת הטעויות הנפוצות בתכנון אירוע היא להזמין ציוד לפי הערכה בלבד. מעט מדי מקומות ישיבה יוצרים אי־נוחות לאורחים, ומצד שני אין סיבה להזמין כמויות גדולות של ציוד שלא באמת צריך.

במדריך הזה נעשה קצת סדר.

מתחילים ממספר האורחים

הדבר הראשון שצריך לדעת הוא כמה אורחים צפויים להגיע בפועל.

אם מדובר באירוע שבו רוב האורחים יושבים בזמן האוכל, מומלץ לתכנן מקום ישיבה לכל אורח ובדרך כלל גם להשאיר מספר מקומות נוספים למקרה הצורך.

לדוגמה, לאירוע של כ־50 אורחים כדאי לתכנן סביב 50 מקומות ישיבה ועוד מספר כיסאות רזרביים.

כמה אנשים אפשר להושיב סביב שולחן?

הכמות משתנה בהתאם לגודל ולצורת השולחן.

שולחנות עגולים מתאימים מאוד לאירועים שבהם רוצים ליצור ישיבה משותפת ונוחה לשיחה.

שולחנות מלבניים מאפשרים ניצול יעיל של השטח וניתן לסדר אותם בצורות שונות בהתאם למקום האירוע.

באירועים פחות פורמליים אפשר לשלב גם שולחנות בר ושולחנות קפה וליצור מספר אזורי ישיבה ועמידה, במקום למלא את כל השטח בשולחנות אוכל.

אל תשכחו לבדוק את גודל השטח

לא מספיק לדעת כמה אורחים מגיעים.

צריך לבדוק גם כמה מקום יש בחצר או במתחם ולהשאיר מעברים נוחים בין השולחנות.

חשוב לקחת בחשבון מקום עבור:

• שולחנות וכיסאות
• מזנוני אוכל
• מקררים ושתייה
• עמדות בר
• רחבת ריקודים במידת הצורך
• מעברים לאורחים ולצוות

באירוע שמתקיים מתחת לאוהל חשוב לבצע את התכנון עוד לפני שבוחרים את גודל האוהל.

אירוע של 50 איש ואירוע של 100 איש לא מתכננים באותה צורה

ככל שמספר האורחים גדל, חשוב יותר לבצע תכנון מוקדם של פריסת הציוד.

לפעמים שינוי קטן בסוג או בגודל השולחנות מאפשר להכניס יותר מקומות ישיבה מבלי להעמיס על השטח.

לכן אנחנו ממליצים לא לבחור את הציוד רק לפי המראה שלו, אלא גם לפי גודל המקום, מספר האורחים וסוג האירוע.

איזה ציוד נוסף כדאי לבדוק?

מעבר לשולחנות וכיסאות, בהתאם לעונה ולמיקום האירוע ייתכן שתצטרכו גם:

שולחנות בר, מזנונים, מקררים, מקפיאים, מצננים , פתרונות חימום, שמשיות , רשתות צל או אוהל לאירוע.

תכנון של כל הציוד יחד מראש יכול לחסוך לא מעט התעסקות ביום האירוע.